Belege & Kassenbons richtig aufbewahren: GoBD für Freelancer

Belege aufzubewahren ist keine Kür, sondern Pflicht — und bei einer Betriebsprüfung zählt jeder fehlende Nachweis. Die gute Nachricht: Mit einer digitalen, GoBD-konformen Ablage bist du besser geschützt als mit jedem Schuhkarton.

Wie lange muss ich Belege aufheben?

Buchungsbelege und Rechnungen unterliegen in Deutschland grundsätzlich einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Im Zweifel gilt: lieber länger aufbewahren.

Das Problem mit Thermo-Kassenbons

Viele Kassenbons sind auf Thermopapier gedruckt und verblassen innerhalb weniger Monate — am Ende der Aufbewahrungsfrist ist oft nichts mehr lesbar. Genau deshalb ist das zeitnahe Digitalisieren so wichtig: Ein abfotografierter Beleg verblasst nicht.

Was heißt „revisionssicher" und GoBD-konform?

• Unveränderbarkeit: Ein erfasster Beleg darf nachträglich nicht unbemerkt geändert werden.
• Vollständigkeit: Kein Beleg darf verloren gehen oder doppelt erfasst sein.
• Nachvollziehbarkeit: Erfassung und Änderungen müssen dokumentiert sein.
• Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist.

Praxis-Tipp: zeitnah statt zum Jahresende

Erfasse Belege möglichst direkt nach Erhalt — etwa per Handyfoto direkt an der Kasse. So bleibt nichts liegen, nichts verblasst, und die Buchhaltung am Jahresende ist keine Nachtschicht mehr.

Belegepilot speichert deine digitalisierten Belege auf Servern in Deutschland und hält sie über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar bereit — DSGVO-konform und jederzeit exportierbar.